E-Mail – Pflichtangaben und Disclaimer

Für die Verwendung von E-Mail bestehen Pflichtangaben. Sie heißen Geschäftsbriefangaben, Impressum oder auch Anbieterkennzeichnung. Vielfach taucht auch der Begriff Disclaimer auf.

Der Gesetzgeber hat in verschiedenen Gesetzen unterschiedliche Regelungen vorgesehen, die allgemein als Pflichtangaben bezeichnet werden können und vor allem an den unternehmerischen E-Mail Nutzer adressiert sind.

Geschäftsbriefangaben

Zunächst sind die Geschäftsbriefangaben zu nennen. Die Grundregeln finden sich im Handelsgesetzbuch (§ 37a HGB) und im GmbH-Gesetz (§ 35a GmbHG) und besagen,

dass auf „…allen Geschäftsbriefen … gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen seine Firma, (…), der Ort seiner Handelsniederlassung, das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist, angegeben werden“.

Sinngemäß gilt dasselbe für Kaufmann, Handels- und Kommanditgesellschaft, GmbH, Aktiengesellschaft (AG) oder auch jede Genossenschaft.

E-Mail Disclaimer – Pflicht oder nur ratsam?

Weiterhin befinden sich regelmäßig unterhalb der Geschäftsbriefangaben weitere Informationen und Hinweise. Diese werden häufig als Disclaimer (eng. to disclaim = ablehnen, abstreiten, leugnen, von sich weisen) bezeichnet. Diese können die Haftungsübernahme für den verfaßten Text, Geheim- und Verschwiegenheitshinweise oder Aufforderungen zur Löschung bei falscher Adressierung enthalten.

Sind diese gesetzlich vorgeschrieben?

Nein, wenn man darunter jene kleinen Fusszeilentexte am Ende mit den zuvor aufgezählten Inhalten meint.

Ist es dennoch sinnvoll den Footertext zu gestalten?

Ja – es sollten für die konkrete Anwendung individuell passende Standard-Texte angelegt und im Unternehmen einheitlich und standardisiert genutzt werden. Der Hinweis auf die Vertraulichkeit einer E-Mail ist für Rechtsanwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer aufgrund ihrer gesetzlichen Verschwiegenheitsverpflichtung natürlich anzuraten. Dieser „Disclaimer“ wurde vor Gericht etwa als Hinweis darauf gewertet, dass der Absender eine womöglich irrtümlich an fehlgeleitete Mail nicht in einem Blog veröffentlicht wissen will und sich dann (und nur dann) nötigenfalls mit Hilfe von Unterlassungsansprüchen gegen eine Veröffentlichung zur Wehr setzen kann.

Zielführend ist es auch, Reaktions- und Antwortregelungen aufzunehmen, um etwaigen Mißverständnissen auf Empfängerseite entgegenwirken zu können. Ratsam kann es auch sein, auf Formfragen oder Zugangshindernisse hinzuweisen.

Kontraproduktiv kann die bedenkenlose mehrsprachige Fassung der Fusszeilentexte sein. Es gibt Urteile, die daraus abgeleitet haben, dass sich der Anbieter bestimmungsgemäß auch an Adressaten mit Sitz im  Ausland gewandt hat und damit auch den dortigen rechtlichen Regelungen zu genügen hat.

Weitere Pflichtangaben (Anbieterkennzeichnung)

Vorgeschrieben sind jedoch im Bereich unternehmerischer Korrespondenz Angaben über den Absender bzw. Versender. Dies schreiben einerseits bereits die Regelungen zu Geschäftsbriefangaben vor. Darüber hinaus handelt es sich bei dem Medium E-Mail (= Mail, eMail, elektronische Nachricht, elektronische Post) um einen Telemediendienst im Sinne des Telemediengesetzes (TMG). Und für solche Dienste, sofern diese geschäftsmäßig, in der Regel gegen Entgelt angeboten werden, sieht das TMG allgemeine Pflichtinformationen, die Anbieterkennzeichnung oder auch Impressumspflicht vor.

Insoweit müssen Detailangaben wie unabgekürzt Vor- und Nachnamen der Geschäftsleitung, Telefonnummer und E-Mailadresse oder auch bei Eintragungen beim Registergericht (wie z.B. Handelsregister-, Vereinsregister- oder Genossenschaftsregisternummer) enthalten sein.

Im privaten oder Non-Profitbereich gelten diese Regelungen allerdings nicht, so dass im Prinzip der Fusszeilentext vollständig weggelassen werden könnte.

Fazit und Empfehlung

Im Ergebnis bleibt festzuhalten: Impressumspflichten, so sie vorgeschrieben sind, müssen als Pflichtangaben gewahrt werden. Weitere Hinweise im Footer von E-Mails können sinnvoll und sogar empfehlenswert sein. Diese einfach nur bedenkenlos vom „Nachbarn“ abzuschrieben ist haftungstechnisch demgegenüber sogar als „gefährlich“ zu qualifizieren.

Ratsam ist es, sich mit der inhaltlichen und äußeren Gestaltung von E-Mail – gerade im geschäftlichen Verkehr – intensiv zu befassen, um Abmahnungen und Haftungsfälle zu vermeiden. Die Lösung sollte standardisiert unternehmensweit einheitlich ausgerollt und die Einhaltung überwacht werden.

Es ist überdies nicht immer überzeugend, von den seit Jahrzehnten entwickelten Standards für die Bearbeitung klassischer Post für das Medium E-Mail abzuweichen.

All dies sollte in ein E-Mail-Management-System überführt werden.

Welche Empfehlungen sind aus Ihrer Sicht zu beachten – kommentieren Sie!